Rapport d'activités
Avant les versions 2018 de Salesforce ou CRM Dynamics, le reporting d'activité a toujours été fastidieux pour les fonctions supports au commerce. En effet, les rôles de pre-sales et de post-sales (avant-vente et chef de projet de déploiement) ont un objectif de réactivité optimum, laissant parfois peu de place au contrôles quotidien des sujtes abordés ou des temps de décisions pouvant être parfois très long (ou mis en stand-by par diverses raisons)
Dépité par la vision purement chronophage des timesheet , j'ai élaboré cette matrice courant 2016 pour bien prendre en compte les autres axes sur lesquels le commerce est plus sensible: l'importance du projet, et son statut.
Principes
L'enjeu de ce reporting est d'y passer le minimum de temps, avec seulement 8 informations essentielles par projet à sélectionner ou à compléter dans un fichier excel (dont la moitié des informations sont généralement extractibles par les outils de pilotage existants).
En se basant sur la fonction de liste de validation, (les cellules sont pré-remplis par une liste de sélection), la complétion de rapport d'activité est très rapide.
 Ce reporting est évidemment dédié à mon métier d'avant-vente dans la commercialisation des données sur les entreprises, avec des projets simples (vente d'un fichier marketing) à des projets complexes (mise en place webservices).
C'est un reporting bimestriel (1 fois tous les 2 mois) remontant de manière synthétique en une page:
Une vue sur le CA
- le CA signé ou facturé sur ces 2 derniers mois
- le pipe commercial déclaré par les commerciaux
Une vue sur les projets
- le nombre de projets (quelqu'ils soient)
- le nombre de projets sensibles
- la répartition par typologie de contrat
- la répartition par tranche de CA (estimé)
Une vue sur l'avancement commercial des projets
- Répartition par stade d'avancement
- Répartition par mois de clotûre (effectif ou estimé)
- Répartition par équipes commerciales supportées
- Répartition par famille de prestation
Une liste de projets particuliers et l'avis général
- le top 5 selon le pipe
- le top 5 des projets sensibles
- Vos satisfactions
- Vos echecs
Les informations collectées ou à saisir sont donc assez sommaires, il s'agit de:
- son nom*: nom du client et nom du projet
- l'équipe*: l'équipe commerciale (ou le commercial) en charge, selon l'organisation de votre force de vente
- le type de prestation: vente, conseil, support, formation, projet interne, etc.
- le type de contrat*: New, renew, upsell et autre
- Tranche de CA estimé: - de 10K€ / de 10 à 25K€ / de 25K€ à 75K€ / etc.;
- CA déclaré: le CA déclaré par le commercial dans le pipe (si déclaré)
- CA facturé: le CA réellement facturé dans les 45 derniers jours
- Stade d'avancement: selon la matrice ACE: le R1 au R5, ou les statuts standards (prospection; proposition; acceptation, abandon; refus; signé; facturé
- Sensibilité: information
*: ce sont des informations qu'il vous faut au préalable extraire pour gagner du temps, ou bien créer dans votre fichier dès entrée en relation avec le client.
L'autre point important de ce rapport d'activité est qu'Excel reste totalement modulaire. En effet, le métier d'avant-vente ou de chef de projet n'opère pas forcément auprès de clients ou prospects. Ces 2 fonctions interviennent souvent dans des missions internes ou de partenariats où aucun CRM et ERP n'est capable de quantifier la valeur du travail réalisé.
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